Privacyverklaring & Communicatiebeleid BBC Gullegem
Beste lid, ouder of betrokkene,
Om onze clubwerking vlot te organiseren, verwerkt BBC Gullegem persoonsgegevens. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) informeren wij je hierover op een transparante wijze. Bij onze club maken we een onderscheid tussen noodzakelijke communicatie voor de sportwerking en optionele zaken zoals promotie.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
vzw BBC Gullegem is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Officiële naam: vzw BBC Gullegem
Zetel / Adres: Kwadestraat 58, 8560 Wevelgem
Ondernemingsnummer (KBO): 0859.689.719
E-mailadres: secretariaat@bbcgullegem.be
2. Operationele communicatie en rechtsgronden
Voor de organisatie van trainingen, wedstrijden, aanwezigheden en de administratie van het lidgeld verwerken wij jouw contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer). De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap).
Rechtsgrond voor Twizzit: (contractuele noodzaak) Dit is ons officieel platform. Als lid worden je gegevens hierin opgeslagen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van deze gegevens in je profiel.
- Federatie, licenties & verzekering: (wettelijke verplichting) Als sportclub zijn wij wettelijk verplicht om jouw gegevens (inclusief het rijksregisternummer voor unieke identificatie) te delen met Basketbal Vlaanderen voor de aanmaak van je spelerslicentie en de noodzakelijke sportverzekering.
- Rechtsgrond voor WhatsApp: (toestemming) Voor snelle, dringende en informele communicatie (zoals last-minute wijzigingen van uren, locaties of carpooling, info over evenementen, …) maken de teams gebruik van WhatsApp-groepen. Deze WhatsApp groepen worden aangemaakt voor het begin van het seizoen. WhatsApp is een extern platform buiten de EU. De club heeft geen controle over dataplatformen van Meta.
Bij inschrijving kies je zelf of je aan deze groepen wenst deel te nemen. Door deelname worden telefoonnummers en profielgegevens zichtbaar voor andere leden van het team.
Indien je geen toestemming geeft: Je zult de informatie dan enkel via Twizzit kunnen raadplegen. De club kan niet garanderen dat last-minute wijzigingen die via WhatsApp worden verspreid, je tijdig op een andere manier bereiken. Het tijdig raadplegen van de beschikbare info via de officiële kanalen is in dat geval de eigen verantwoordelijkheid van het lid.
3. Beeldmateriaal: Foto en Video (Thuis & Uit)
BBC Gullegem is een levendige club en wij delen graag sportieve hoogtepunten om onze werking en spelers te promoten.
Sfeerbeelden: De club gaat uit van een gerechtvaardigd belang voor het maken en publiceren van sfeerfoto’s en video-opnames (zoals actiefoto’s of sfeerverslagen) in een sportieve context. Dit geldt zowel voor activiteiten op onze eigen locatie als bij uitwedstrijden bij andere clubs. Let op: Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van sfeerbeelden waarop je herkenbaar bent (zie punt 6).
Gerichte beelden: Voor individuele portretten of geposeerde foto’s of wedstrijdbeelden (waarbij de persoon herkenbaar het hoofdonderwerp is voor promotie, zoals een ploegfoto of individuele spelersfiche, wedstrijdaankondiging via social media zoals Facebook, Instagram,.. ) vragen wij bij inschrijving expliciet om jouw toestemming.
Uitwedstrijden: Wij hebben geen directe controle over het mediabeleid van andere clubs. Indien een andere club een foto van je publiceert waar je niet mee akkoord gaat, kan BBC Gullegem ondersteunen om een eerste contact te leggen met de andere club.
- Sociale media: Let op: platformen zoals Facebook en Instagram zijn deel van Meta en hebben hun eigen privacyvoorwaarden en opereren deels buiten de EU. De club heeft geen controle over herpublicaties of het algemene databeleid van deze externe platformen.
4. Ontvangers van gegevens
BBC Gullegem verkoopt of verhuurt jouw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen je gegevens enkel met externe partijen (verwerkers) die strikt noodzakelijk zijn voor onze clubwerking:
De sportfederatie (Basketbal Vlaanderen).
Onze IT- en softwareleveranciers (zoals Twizzit).
Overheidsinstanties of verzekeraars indien dit wettelijk verplicht is.
5. Bewaartermijn van je gegevens
vzw BBC Gullegem bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt:
Actieve leden: Gedurende de volledige looptijd van het lidmaatschap.
Ex-leden: Tot maximaal 3 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, om administratieve redenen (zoals eventuele herschrijvingen of historische sportstatistieken), tenzij wettelijke of fiscale verplichtingen een langere bewaring eisen.
6. Jouw Rechten en Controle
Volgens de GDPR beschik je over verschillende rechten omtrent je persoonsgegevens. Je hebt te allen tijde het recht om:
Je gegevens in te zien en te corrigeren.
Je gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid), mits er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt.
De verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons ‘gerechtvaardigd belang’ (zoals het publiceren van sfeerfoto’s).
- Je gegevens zelf over te dragen aan een andere organisatie (recht op overdraagbaarheid) tot zover dit technisch mogelijk is en de verwerking gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst.
Je toestemming in te trekken voor optionele zaken (WhatsApp, gerichte foto’s, nieuwsbrief,…). Dit heeft geen enkele invloed op je lidmaatschap.
Is er een foto of video op onze website of social media geplaatst waar je niet gelukkig mee bent? Stuur een bericht naar het betreffende mediakanaal of naar secretariaat@bbcgullegem.be. Wij zullen dit beeldmateriaal dan onmiddellijk en zonder discussie verwijderen.
7. Wat is jouw verantwoordelijkheid? (Niet-GDPR items)
Correctheid: Zorg dat je contactgegevens in Twizzit actueel zijn zodat de club je kan bereiken bij noodgevallen.
Respect: Wij verwachten dat leden en ouders ook zelf respectvol omgaan met foto’s en video’s die zij maken van andere leden of tegenstanders.
8. Beveiliging van je gegevens
BBC Gullegem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen.
Dit omvat onder meer:
- Beperkte toegang tot gegevens (enkel bestuur, trainers en bevoegde vrijwilligers)
- Beveiligde softwareplatformen zoals Twizzit
- Versleutelde communicatiekanalen waar mogelijk
- Geen doorgifte van gegevens buiten de EU zonder passende waarborgen
9. Datalekken
BBC Gullegem beschikt over een interne procedure voor het melden en opvolgen van datalekken.
Indien er een datalek plaatsvindt dat een hoog risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden, word je hiervan persoonlijk op de hoogte gebracht.
Indien wettelijk vereist, melden wij het datalek aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen. Bij een incident volgen wij de wettelijke procedures.
10. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen per mail via secretariaat@bbcgullegem.be
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische privacy-toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Wij waarderen jouw vertrouwen in BBC Gullegem. Samen zorgen we voor een veilige en sportieve omgeving, zowel op het veld als online.
Laatste update: mei 2026